Mandanten treffen ihre Entscheidung für eine Steuerkanzlei nach klaren Kriterien. Fachliche Kompetenz wird selbstverständlich vorausgesetzt, dient jedoch kaum als Unterscheidungsmerkmal. Vielmehr achten Selbstständige und Privatpersonen darauf, wie einfach die Zusammenarbeit funktioniert und wie verständlich die Beratung erfolgt.
Die Mandanten bestimmen die Prioritäten
Bei der Entscheidung für eine Kanzlei zählt primär, wie leicht sich die Zusammenarbeit in den Alltag integrieren lässt. Mandanten möchten schließlich Abläufe verstehen und wissen, welche Schritte wann erfolgen. Zudem wünschen sie sich Gewissheit darüber, dass keine Unterlagen verloren gehen. Dazu gehört, dass sämtliche Dokumente geordnet abgelegt werden und jederzeit abrufbar bleiben.
Mandanten achten außerdem auf den ersten Eindruck der Zusammenarbeit. Schon kleine Unstimmigkeiten bei der Übergabe von Unterlagen oder fehlende Rückmeldungen wirken sich deshalb negativ aus. Ein strukturierter Austausch vermittelt hingegen, dass die Kanzlei das Mandat ernst nimmt und die Abläufe im Griff hat.
Auch die persönliche Ansprache ist ein Faktor. Mandanten erkennen schließlich, wenn ein Ansprechpartner aufmerksam zuhört und Rückfragen berücksichtigt. Diese Wahrnehmung beeinflusst zudem stark, wie kompetent und vertrauenswürdig die Kanzlei erscheint, noch bevor fachliche Details ins Spiel kommen. Obendrein ist die Organisation der Kanzlei ausschlaggebend für die Entscheidung. Mandanten merken schnell, ob Abläufe effizient gestaltet sind oder ob sie selbst zusätzlichen Aufwand betreiben müssen, um Informationen zu beschaffen. Je transparenter die internen Strukturen wirken, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mandanten sich langfristig für eine Zusammenarbeit entscheiden.
Erreichbarkeit und Service als Pluspunkte
Mandanten wünschen sich kurze Wege und direkte Ansprechpartner. Telefonische Rückfragen oder die Möglichkeit, Termine online zu buchen, erhöhen daher die Zufriedenheit. Dabei reicht es nicht, lediglich erreichbar zu sein, die Antworten sollten auch verständlich und praxisnah sein.
Kanzleien, die zeitnah auf Anliegen reagieren und konkrete Handlungsempfehlungen geben, schaffen zudem Vertrauen. Auch regelmäßige Updates zu laufenden Vorgängen zeigen den Mandanten, dass sie gut aufgehoben sind und eine klare Struktur bei Terminen und Rückmeldungen verhindert Missverständnisse und spart beiden Seiten Zeit. Mandanten schätzen es, wenn Ansprechpartner ihre individuellen Bedürfnisse kennen und bei Fragen gezielt unterstützen. Ferner hinterlässt ein freundlicher, lösungsorientierter Umgang einen positiven Eindruck, der die Zusammenarbeit langfristig stärkt.
Strukturierte Prozesse erleichtern die Zusammenarbeit
Wenn Buchführung und Fristenverwaltung reibungslos ablaufen, steigt die Zufriedenheit. Viele Mandanten bevorzugen daher Kanzleien, die digitale Ablagen nutzen oder die Belege direkt elektronisch verarbeiten. Solche Lösungen reduzieren schließlich den Aufwand und zeigen jederzeit, welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind. Wiederkehrende Aufgaben wie die Umsatzsteuervoranmeldung lassen sich ebenfalls digital abbilden, sodass Mandanten jederzeit den aktuellen Stand nachvollziehen.
Digitale Mandantenlösungen als Mehrwert
Digitale Lösungen beeinflussen zunehmend die Wahl der Kanzlei. Portale für Dokumente und die digitale Belegübermittlung vereinfachen beispielsweise die Zusammenarbeit. Kanzleien, die solche Angebote in den Alltag integrieren, heben sich somit deutlich von der Konkurrenz ab. Viele Kanzleien setzen auf digitale Mandantenlösungen für Steuerberater, um Abläufe zu vereinfachen und den Austausch mit ihren Mandanten effizient zu gestalten.
Verständliche Kommunikation gewinnt Vertrauen
Mandanten wünschen sich, dass komplexe Sachverhalte nachvollziehbar erklärt werden, weshalb Steuerbescheide oder Jahresabschlüsse verständlich aufbereitet sein sollten. Wenn sich die Kanzlei Zeit für die Beantwortung von Fragen und das Erläutern von Zusammenhängen nimmt, signalisiert das Professionalität. Kurze, prägnante Erklärungen erleichtern zudem Entscheidungen und verhindern Unsicherheit.
Transparente Kosten erleichtern die Auswahl
Eine nachvollziehbare Aufschlüsselung der Leistungen und Preise trägt ebenfalls wesentlich zur Zufriedenheit von Mandanten bei. Eine transparente Darstellung der Kosten, inklusive Pauschalen und Stundenhonoraren, schafft schließlich Klarheit und verhindert Missverständnisse über zusätzliche Leistungen. Mandanten wissen somit, was auf sie zukommt und vergleichen die Angebote verschiedener Kanzleien direkt miteinander.
Die Umsetzung in der Kanzleipraxis
Kanzleien gewinnen an Effizienz, wenn sie Abläufe regelmäßig hinterfragen und optimieren. Ein klares System für Fristen und Aufgaben unterstützt dabei die tägliche Arbeit. Digitale Anwendungen vereinfachen zum Beispiel die Zusammenarbeit und standardisieren Kommunikationswege, ohne unpersönlich zu wirken. So reduziert sich der Aufwand für Kanzleien und Mandanten gleichermaßen.
Kanzleien sollten in diesem Zusammenhang
- Unterlagen elektronisch verwalten und Belege digital erfassen
- Rückmeldungen innerhalb eines definierten Zeitrahmens geben
- Beratungen klar und verständlich strukturieren
- Leistungen und Preise transparent darstellen
- Digitale Tools prüfen, die die Zusammenarbeit erleichtern
Die konsequente Umsetzung dieser Punkte unterstützt die Bindung bestehender Mandanten und erleichtert die Gewinnung neuer. Mandanten suchen heute nach verständlicher Kommunikation und praktikablen Lösungen. Kanzleien, die diese Kriterien erfüllen, erhalten dementsprechend mehr positive Rückmeldungen und gestalten die Zusammenarbeit effizienter.
Ausblick auf die Zusammenarbeit
Die Anforderungen der Mandanten bestimmen, wie Steuerberater Abläufe gestalten. Klare Prozesse und eine verständliche Kommunikation geben Mandanten zum Beispiel Sicherheit und transparente Preise sowie digitale Tools fördern das Vertrauen in die Zusammenarbeit. Die Kanzlei arbeitet dementsprechend effizienter und der Mandant erhält einen besseren Überblick. Der Aufwand für die Implementierung digitaler Lösungen zahlt sich also in Form höherer Zufriedenheit und einer besseren Zusammenarbeit aus.
