Keine Fertigung einer Daten-CD im Rahmen der Akteneinsicht

Das Finanzgericht ist nicht verpflichtet, Behördenakten, die in Papierform vorliegen, zu digitalisieren und deren Inhalt auf einer Daten-CD einem Beteiligten zu übergeben. Dies gilt auch, wenn das Finanzgericht am ersetzenden Scannen im Sinne des § 52b Abs. 6 Satz 1 FGO teilnimmt.

§ 78 Abs. 2 FGO regelt die Akteneinsicht in elektronisch geführte Akten, § 78 Abs. 2 Satz 3 FGO die Voraussetzungen der Übermittlung eines Aktenausdrucks oder eines Datenträgers mit dem Inhalt der Akten. Nach § 78 Abs. 2 Satz 5, 6 FGO entscheidet (Halbsatz 1) über einen Antrag nach Satz 3 der Vorsitzende oder gemäß § 78 Abs. 2 Satz 6 i.V.m. § 79a Abs. 4 FGO der Berichterstatter; die Entscheidung ist unanfechtbar (Halbsatz 2). In § 78 Abs. 3 FGO, der sich mit der Akteneinsicht in Prozessakten in Papierform befasst, fehlt eine den § 78 Abs. 2 Satz 3, 5 und 6 FGO entsprechende Regelung, sodass es bei einem Streit um die Akteneinsicht in Prozessakten, die in Papierform geführt werden, bei der Zuständigkeit des für die Entscheidung über die Hauptsache zuständigen Spruchkörpers sowie der Beschwerdemöglichkeit nach § 128 Abs. 1 FGO bleibt. Eine analoge Anwendung von § 78 Abs. 2 Satz 5 und 6 FGO im Rahmen dieser Vorschrift käme einer Einschränkung prozessualer Rechte gleich, für die keine gesetzliche Grundlage erkennbar ist (vgl. für § 78 Abs. 2 Satz 5 Halbsatz 1 und Satz 6 FGO BFH, Beschluss vom 07.06.2021 – VIII B 123/20, BFHE 272, 345, BStBl II 2021, 915, Rz 13).

Da im hier entschiedenen Streitfall die Beiakten zur Prozessakte, um die es geht, tatsächlich nicht elektronisch geführt wurden und werden, richtet sich der Akteneinsichtsanspruch des Antragstellers, auch soweit er als Art der Akteneinsicht die Fertigung und Aushändigung einer Daten-CD -und zu diesem Zwecke die Digitalisierung- begehrt, insgesamt nach § 78 Abs. 3 FGO. Dann ist die Beschwerde gemäß § 128 Abs. 1 FGO statthaft. Ein Ausschlusstatbestand besteht nicht. Soweit der geltend gemachte Anspruch nicht auf das Akteneinsichtsrecht, sondern auf den Anspruch auf Rückgabe der zu Prüfungszwecken ausgehändigten Unterlagen gestützt wird, ist § 78 FGO nicht einschlägig und bleibt es ohnehin bei § 128 Abs. 1 FGO.

Der Antragsteller hat daher im vorliegenden Fall keinen Anspruch auf Fertigung und Aushändigung der begehrten Daten-CD, weder als eine Form von Akteneinsicht noch aufgrund eines etwaigen Anspruchs auf Herausgabe der betreffenden Ordner.

Es besteht kein Anspruch auf Akteneinsicht in der begehrten Art und Weise. Eine Daten-CD hat das Finanzgericht zum Zwecke der Akteneinsicht nicht zu fertigen und folglich auch nicht dem Antragsteller zu überlassen.

Im Rahmen eines Beschwerdeverfahrens gegen eine vom Finanzgericht getroffene, die Fertigung einer Daten-CD ablehnende Entscheidung ist der Bundesfinanzhof nicht auf eine Überprüfung der Ermessensentscheidung des Finanzgericht beschränkt. § 102 FGO gilt nur für die gerichtliche Überprüfung von Ermessensentscheidungen von Behörden, nicht dagegen für eine solche gerichtlicher Entscheidungen. Demzufolge ist der Bundesfinanzhof als Beschwerdegericht selbst Tatsachengericht und somit gehalten, eigenes Ermessen auszuüben. Maßgebender Zeitpunkt für die Beurteilung der Begründetheit der Beschwerde ist der Zeitpunkt der Beschwerdeentscheidung[1].

Der Anspruch auf Akteneinsicht nach § 78 Abs. 3 FGO vermittelt keinen zusätzlichen Anspruch darauf, dass das Finanzgericht die tatsächlich in Papierform vorgelegten Akten digitalisiert und dem Antragsteller in Form einer Daten-CD übergibt.

Der Anspruch auf Akteneinsicht im finanzgerichtlichen Verfahren ergibt sich aus § 78 FGO. Nach § 78 Abs. 1 Satz 1 und 2 FGO können die Beteiligten die Gerichtsakten und die dem Gericht vorgelegten Akten einsehen und sich durch die Geschäftsstelle auf ihre Kosten Ausfertigungen, Auszüge, Ausdrucke und Abschriften erteilen lassen. Das Verfahren zur Einsichtnahme in diese Akten regeln § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO. Ein Anspruch darauf, dass das Finanzgericht eine tatsächlich in Papierform vorliegende Akte digitalisiert und als Daten-CD übersendet, ergibt sich aus Wortlaut und Systematik der § 78 Abs. 2, 3 FGO nicht.

Werden die Prozessakten elektronisch geführt, wird Akteneinsicht durch Bereitstellung des Inhalts der Akten zum Abruf oder durch Übermittlung des Inhalts der Akten auf einem sicheren Übermittlungsweg gewährt (§ 78 Abs. 2 Satz 1 FGO). Auf besonderen Antrag wird Akteneinsicht durch Einsichtnahme in die Akten in Diensträumen gewährt (Satz 2). Ein Aktenausdruck oder ein Datenträger mit dem Inhalt der Akten wird auf besonders zu begründenden Antrag nur übermittelt, wenn der Antragsteller hieran ein berechtigtes Interesse darlegt (Satz 3). Stehen der Akteneinsicht in der nach Satz 1 vorgesehenen Form wichtige Gründe entgegen, kann die Akteneinsicht in der nach den Sätzen 2 und 3 vorgesehenen Form auch ohne Antrag gewährt werden (Satz 4).

Werden die Prozessakten dagegen in Papierform geführt, wird Akteneinsicht durch Einsichtnahme in die Akten in Diensträumen gewährt (§ 78 Abs. 3 Satz 1 FGO). Die Akteneinsicht kann, soweit nicht wichtige Gründe entgegenstehen, auch durch Bereitstellung des Inhalts der Akten zum Abruf oder durch Übermittlung des Inhalts der Akten auf einem sicheren Übermittlungsweg gewährt werden (Satz 2). Eine Entsprechung zu § 78 Abs. 2 Satz 3 FGO fehlt.

Der Begriff der „Prozessakten“ im Sinne von § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO umfasst dabei nicht nur die Gerichtsakte, sondern auch die dem Gericht von der beteiligten Finanzbehörde nach § 71 Abs. 2 FGO vorgelegten Behördenakten[2]. Dazu gehören auch die bei den Akten der Finanzbehörde befindlichen Urkunden und Beweismittel, die im Klageverfahren von Bedeutung sein können[3]. Damit sind Teil der Behördenakten und folglich auch der Prozessakten im Sinne des § 78 FGO vorliegend auch die Belegordner, die der Antragsteller selbst ursprünglich dem Prüfer des Finanzamtes übergeben hatte.

Form und Ort der Akteneinsicht werden dabei durch § 78 Abs. 2 und 3 FGO in der ab 01.01.2018 geltenden Fassung ausdrücklich geregelt. Sie hängen also davon ab, ob die Prozessakten elektronisch oder in Papierform geführt werden[4]. Werden sie teilweise elektronisch, teilweise in Papierform geführt, ist auch für die Art der Akteneinsicht danach zu differenzieren, auf welchen Aktenteil das Begehren sich bezieht. Werden Behördenakten als Teil der Prozessakten, wie hier, in Papierform geführt, ist somit die Akteneinsicht nach § 78 Abs. 3 Satz 1 FGO durch Einsichtnahme in die Akten in Diensträumen zu gewähren. Eine Bereitstellung des Inhalts der Akten zum Abruf oder durch Übermittlung des Inhalts auf einem sicheren Übermittlungsweg liegt nach § 78 Abs. 3 Satz 2 FGO allein im Ermessen des Gerichts, soweit nicht gewichtige Gründe entgegenstehen. Anders als im Fall elektronisch geführter Akten gemäß § 78 Abs. 2 Satz 3 FGO sieht das Gesetz in § 78 Abs. 3 FGO die Übermittlung eines Datenträgers mit dem Inhalt der Akten allerdings gerade nicht vor. Schon aus diesem Grunde ist ein Finanzgericht jedenfalls nicht verpflichtet, eine Daten-CD zu erstellen[5]. Eine generelle Pflicht hierzu ergibt sich auch aus § 52b Abs. 1a FGO schon deshalb nicht, weil danach die Finanzgerichte erst ab dem 01.01.2026 verpflichtet sind, die Prozessakten elektronisch zu führen[6].

Ob im Einzelfall bei einem berechtigten Interesse des Antragstellers dennoch eine Bereitstellung des Inhalts der Akte als Daten-CD geboten erscheinen kann oder wenigstens das Finanzgericht eine Ermessensentscheidung über eine solche Form der Akteneinsicht zu treffen hat, ist im vorliegenden Fall nicht zu entscheiden.

Der Antragsteller hat ein solches berechtigtes Interesse nicht dargelegt. Er geht allein darauf ein, dass er sich ansonsten nicht gegen den Vorwurf der Steuerhinterziehung wehren könne. Warum dies -sofern es im Besteuerungsverfahren relevant ist- nur durch Übergabe einer Daten-CD möglich sein soll, legt er nicht dar. Vielmehr verweist er vor allem darauf, dass nach seiner Ansicht aufgrund der Beendigung der Außenprüfung die von ihm dem Prüfer übergebenen Belege zumindest in elektronischer Form zu übergeben seien. Unklar bleibt auch sein weiterer Vortrag, warum er die von ihm für notwendig erachtete Geldverkehrsrechnung nur mit Hilfe der Daten-CD und nicht mit Hilfe von Fotokopien aus den Akten erstellen könne. Im Übrigen besteht auch im Fall von Prozessakten in Papierform gemäß § 78 Abs. 1 Satz 2 FGO die Möglichkeit für die Beteiligten, sich auf ihre Kosten durch die Geschäftsstelle Ausfertigungen, Auszüge, Ausdrucke und Abschriften erteilen zu lassen. Dabei ist, soweit etwa aufgrund eines Beraterwechsels ein Interesse an einer „Gesamtkopie“ besteht, der Bedarf für eine sachgerechte Prozessführung vom Antragsteller substantiiert und nachvollziehbar darzulegen[7]. Nichts anderes kann gelten, wenn es um eine elektronische „Gesamtkopie“ geht. Allein auf die beschränkte Verteidigungsmöglichkeit im Strafverfahren zu verweisen, ist nicht ausreichend. Abgesehen davon, dass dieser Vortrag unkonkret ist, ist der für die Verteidigung im Strafverfahren notwendige Rechtsschutz dort zu suchen. Die Akteneinsicht beim Finanzgericht dient lediglich dazu, das rechtliche Gehör im Rahmen des Besteuerungsverfahrens zu wahren.

Unerheblich ist, ob und inwieweit die Fertigung von Kopien das Gericht zeitlich mehr bindet als die Fertigung einer Daten-CD. Denn dies ist eine Abwägung, die, sollte § 78 Abs. 3 Satz 2 FGO dem Finanzgericht überhaupt ein entsprechendes Ermessen eröffnen, das Finanzgericht allein vorzunehmen hat.

Aus dem Gesetzgebungsverfahren und dem Sinn und Zweck der Regelungen in § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO lässt sich kein abweichendes Ergebnis herleiten.

Das Gesetzgebungsverfahren macht klar erkennbar, dass zwischen elektronisch geführten Prozessakten (§ 78 Abs. 2 FGO) und Papierakten (§ 78 Abs. 3 FGO) zu unterscheiden ist. Diese Trennung der Verfahrensabläufe ist in dieser Form aufgrund des Gesetzes zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 05.07.2017[8] nicht nur in § 78 FGO neu in das Recht der Akteneinsicht im finanzgerichtlichen Verfahren eingefügt worden. Auch die übrigen Verfahrensordnungen unterscheiden klar zwischen der Akteneinsicht in elektronische Akten und Papierakten. Die Verfahrensregelungen für die Akteneinsicht sind als Folge der Verpflichtung zur Führung elektronischer Akten auf Vorschlag des Ausschusses für Recht und Verbraucherschutz des Deutschen Bundestags erweitert[9] in die Finanzgerichtsordnung eingefügt worden. Dabei wurde auf die Begründungen der entsprechenden Regelungsentwürfe zu § 299 der Zivilprozessordnung (ZPO) und § 32f der Strafprozessordnung (StPO) verwiesen, ohne auf Besonderheiten der Fachgerichtsbarkeiten einzugehen[10]. § 32f StPO sieht in Absatz 1 die Akteneinsicht im Fall einer elektronischen Akte und in Absatz 2 die Akteneinsicht in eine Papierakte vor, wobei § 32f Abs. 2 Satz 2 a.E. StPO anders als § 78 Abs. 3 Satz 2 FGO auch die Gewährung einer Aktenkopie zur Mitnahme zulässt. Eine solche Mitnahme sieht § 299 ZPO nicht vor, der nunmehr in Absatz 3 den Fall der elektronisch geführten Prozessakte gesondert regelt.

Die in § 78 Abs. 2 und Abs. 3 FGO eingeführten unterschiedlichen Verfahrensregeln machen deutlich, dass eine der jeweiligen Aktenführung angepasste Art der Akteneinsicht gewollt ist, die bei angemessenem Aufwand für das Gericht wie für die Beteiligten eine Akteneinsicht leicht und einfach gewährleistet. Auch danach ist es sachgerecht, dass der Inhalt von Prozessakten in Papierform nicht zwingend elektronisch zur Verfügung gestellt werden muss. Dies wäre erheblicher Mehraufwand für das Finanzgericht.

Etwas anderes ergibt sich auch nicht daraus, dass das Finanzgericht vorliegend bereits am ersetzenden Scannen im Sinne des § 52b Abs. 6 Satz 1 FGO teilnimmt. Dieses umfasst zwar die vom Finanzamt eingereichten Schriftsätze, nicht jedoch die Behördenakten, denn Prozessakten im Sinne des § 52b FGO sind -anders als im Sinne des § 78 FGO- nur die Gerichtsakten selbst.

Ein Anspruch des Antragstellers, eine Daten-CD zu erhalten, lässt sich schließlich auch nicht aus Art.19 Abs. 4 des Grundgesetzes (GG) sowie aus Art. 103 Abs. 1 GG herleiten.

Grundsätzlich kann der Anspruch des Prozessbeteiligten auf Gewährung rechtlichen Gehörs (Art. 103 Abs. 1 GG) sowie aus der zu beachtenden Waffengleichheit der Beteiligten und dem damit umfassenden Rechtsschutz im Sinne von Art.19 Abs. 4 GG es rechtfertigen, über den Wortlaut hinaus die Möglichkeit anzubieten, eine Daten-CD zu erstellen. Dies wird sich aber, ähnlich wie im Fall der Akteneinsicht in die Akten außerhalb von Diensträumen (§ 78 Abs. 3 Satz 1 FGO)[11], auf eng begrenzte Ausnahmefälle beschränken.

Nach diesem Maßstab kommt die Fertigung einer Daten-CD nicht in Betracht. Denn dem Antragsteller ist es nicht gelungen, eine Ausnahmesituation aufzuzeigen. Weder hat er dargelegt, warum er sich nicht durch die bereits erfolgte Einsichtnahme in den Diensträumen des Finanzgericht Düsseldorf einen Überblick über den Steuerfall verschaffen konnte, noch hat er nachvollziehbar erläutert, warum nicht Kopien, insbesondere solche aus dem dünnen Ordner mit den aus Sicht des Prüfers auffälligen Belegen, ausgereicht hätten, den AdV-Antrag zu begründen. Die Behauptung des Antragstellers, nur im Fall der Übergabe einer Daten-CD sachgerecht vortragen zu können, reicht allein jedenfalls nicht aus, um eine über den Wortlaut hinausgehende Ausnahme von den Regelungen in § 78 Abs. 3 i.V.m. § 78 Abs. 1 FGO zu rechtfertigen.

Soweit sich der Antragsteller darauf beruft, er habe einen Anspruch auf Rückgabe der Unterlagen, lässt sich auch hieraus kein Anspruch auf Fertigung und Aushändigung einer Daten-CD herleiten. Das Finanzgericht ist grundsätzlich nur verpflichtet, die Akteneinsicht in die ihm übermittelten Behördenakten nach Maßgabe des § 78 FGO zu gewährleisten und diese Akten dem Finanzamt nach Ende der Gerichtsverfahren zurückzugeben. Es kann im vorliegenden Verfahren dahinstehen, wie vorzugehen ist, wenn das Finanzamt während der Außenprüfung die vorgelegten Unterlagen gegen die eigentlich vorgesehene Verfahrensweise nicht für die Handakte des Prüfers fotokopiert und herausgegeben[12], sondern einbehalten und dem Finanzgericht vorgelegt hat. Selbst wenn der Antragsteller aus diesem Vorgang Rechte gegenüber dem Finanzgericht sollte geltend machen können, wären diese allenfalls darauf gerichtet, gerade diese einbehaltenen Unterlagen -gegebenenfalls über das Finanzamt- herauszugeben oder an der Herausgabe mitzuwirken. Die Fertigung und Aushändigung einer Daten-CD ist nicht als Weniger in etwaigen auf Herausgabe zielenden Ansprüchen enthalten, sondern etwas anderes. Das zeigt sich gerade daran, dass das Finanzgericht für die Digitalisierung der Unterlagen Aufwand betreiben müsste, den es für die Herausgabe nicht betreiben muss.

Bundesfinanzhof, Beschluss vom 30. Oktober 2023 – X B 35/23 (AdV)

  1. vgl. nur BFH, Beschluss vom 14.07.2022 – IV B 66/21, BFH/NV 2022, 1074, Rz 29, m.w.N.[↩]
  2. vgl. nur BFH, Beschluss vom 14.07.2022 – IV B 66/21, BFH/NV 2022, 1074, Rz 21, m.w.N.[↩]
  3. vgl. bereits FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 16.09.1991 – 5 K 2156/90, EFG 1992, 175, Leitsatz 1; Schoenfeld in Gosch, FGO § 71 Rz 37; Brandis in Tipke/Kruse, § 71 FGO Rz 5[↩]
  4. vgl. nur BFH, Beschluss vom 06.09.2019 – III B 38/19, BFH/NV 2020, 91, Rz 8[↩]
  5. vgl. insoweit auch BFH, Beschluss vom 28.11.2019 – X B 132/19, BFH/NV 2020, 377, Rz 26 und BFH, Beschluss vom 04.07.2019 – VIII B 51/19, BFH/NV 2019, 1235, Rz 16, m.w.N.[↩]
  6. so zutreffend auch schon BFH, Beschluss vom 06.09.2019 – III B 38/19, BFH/NV 2020, 91, Rz 10[↩]
  7. vgl. zu den Voraussetzungen im Einzelnen: BFH, Beschluss vom 05.05.2017 – X B 36/17, BFH/NV 2017, 1183, Rz 15[↩]
  8. BGBl I 2017, 2208[↩]
  9. Bericht und Beschlussempfehlung vom 28.04.2017, BT-Drs. 18/12203, S. 1 f., 47 ff., 51 ff., 55 ff.[↩]
  10. BT-Drs. 18/12203, S. 90 zu § 78 FGO[↩]
  11. vgl. dazu nur  BFH, Beschluss vom 28.11.2019 – X B 132/19, BFH/NV 2020, 377, Rz 15, m.w.N.[↩]
  12. vgl. zur Belegvorlagepflicht während der Außenprüfung nach § 200 Abs. 1 Satz 2 AO i.V.m. § 97 Abs. 1 Satz 1 AO Schallmoser in Hübschmann/Hepp/Spitaler, § 200 AO Rz 47, m.w.N.[↩]

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